Access開発サポート

お客様概要

今回は、Accessで構築された既存の情報管理システムに対し、CSVデータの取込機能や取込後のデータ編集・削除機能、外部システムへの送信機能を追加した事例をご紹介します。

業種	保険業
対象システム	スタッフ管理システム
主な対応	1. CSVデータの一括取込機能を追加 CSVファイルの入力チェックやエラー出力、新規・更新・廃止データの分類に対応し、Accessへの一括取込を実現 2. 取込後のデータ編集・削除および外部システムへの送信機能を追加 送信前のデータ編集・削除に加え、新規・更新・廃止データの外部システムへの送信や、送信結果の管理に対応

CSVデータの一括取込機能を追加

CSVファイルの読み込みと入力チェック

改修前は、CSVデータをExcelで確認・整理した後、Accessへ1件ずつ手入力する運用となっていました。そのため、入力作業に手間がかかるほか、入力ミスや操作ミスが発生することがありました。

そこで、既存のAccess画面にCSVファイルの選択・取込機能を追加しました。取込時にはCSVの内容をチェックし、問題がある場合はエラー内容をテキストファイルに出力する仕組みとしています。

CSV内に1件でもエラーがあった場合は、取込全体を中止する仕様とし、一部のデータだけが取り込まれることを防ぐようにしました。

比較項目	改修前	改修後
データ入力	Excelで確認・整理したデータをAccessへ1件ずつ手入力	Access画面からCSVファイルを選択して一括取込
データチェック	Excelで内容を確認してから入力	取込時にCSVの内容を検証
エラー発生時	入力ミスや操作ミスが発生することがあった	取込全体を中止し、エラー内容をテキストファイルに出力
取込方法	Accessへの個別入力	CSVデータの一括取込

データの状態に応じた分類

取り込んだデータは、既存データとの照合結果などに応じて、「新規」「更新」「廃止」の3種類に自動で分類する仕組みを追加しました。

新たに登録するデータは「新規」、既存データの変更が必要なものは「更新」、廃止対象となるものは「廃止」として、それぞれの状態に応じた処理を行います。

また、取り込んだデータは送信対象の一覧で確認できるようにしました。さらに、取込内容を確認したうえで処理を中止できるよう、取込処理のキャンセル機能も追加しています。

取込後のデータ編集・削除および外部システムへの送信機能を追加

送信前のデータ編集・削除機能

改修前のシステムでは、新規登録を中心とした機能構成となっており、取り込んだデータをAccess上で修正・削除することができませんでした。

そこで、外部システムへ送信する前のデータを確認・編集できる詳細画面を追加し、以下の操作を行えるようにしました。

• ・データ編集：送信前のデータ内容をAccess上で修正
• ・データ削除：送信前の不要なデータを個別に削除

編集・削除の対象は、外部システムへ送信する前のAccess内のデータに限定しています。すでに外部システムへ登録されたデータを、この機能で直接変更・削除するものではありません。

新規・更新・廃止データの送信に対応

改修前は、Accessから基幹システムへ新規登録データを送信していました。一方、既存情報の修正や廃止については、別のサブシステムを通じて基幹システムへ反映していました。

今回の改修では、CSVに含まれる修正・廃止データもAccessから送信できるよう、既存の送信処理を拡張しました。

区分	改修前の状況	改修後の対応
新規	Accessからの新規登録に対応	必要な登録コードを採番し、基幹システムへ新規登録
修正	既存情報の修正は別のサブシステムから反映	氏名・氏名カナ・性別・生年月日などの既存情報を更新
廃止	スタッフが辞めた場合や代理店を退職・移転した場合、別のサブシステムから基幹システムの対象者に廃止日を設定	CSVから廃止情報を取り込み、対象者の登録情報を残したまま廃止日を更新
送信結果の管理	ログ出力なし	ログを出力し、エラー内容を確認できるように対応

廃止処理は、対象者の登録情報を削除するものではありません。スタッフが辞めた場合や代理店を移る場合などに、旧代理店側のスタッフに廃止日を設定し、現在有効なスタッフではないことを基幹システム上で管理するための処理です。

今回の改修により、従来は別のサブシステムで行っていた修正・廃止情報の反映も、CSVの取込から基幹システムへの送信までAccess経由で行えるようになりました。

改修費用の目安

対応内容	費用の目安
CSVデータの一括取込機能 ・CSVファイルの読み込み・入力チェック ・エラー内容の出力・データ分類 ・取込キャンセル機能の追加	30万円前後
データ編集・削除・外部送信機能 ・送信前データの編集・削除画面の追加 ・新規・修正・廃止データの送信処理 ・送信結果の管理・エラーログ出力	20万円前後

※上記は今回の案件における概算金額です。改修範囲や既存システムの構成によって費用は異なります。

Accessの機能追加・改修をご検討中の方へ

「CSVデータを手作業で登録している」「取り込んだデータの修正・削除を簡単に行いたい」「外部システムとのデータ連携を見直したい」といったお悩みはございませんか。

今回の事例では、既存のAccessシステムを活用しながら、CSVデータの一括取込、送信前のデータ編集・削除、外部システムへの送信機能を追加しました。

弊社では、既存のAccessシステムの構成や業務内容を確認したうえで、ご要望に合わせた機能追加・改修に対応しております。現在のシステムを活かした改善をご検討の際は、お気軽にご相談ください。