Access開発サポート

Accessを使い始めたばかりの頃、「クエリ」という機能を見ても、正直何に使えるのか分かりませんでした。

ですが、実際に使いこなしていくうちに、クエリこそがAccessを便利なデータベースツールに変える鍵だと気づきました。

この記事では、私自身の経験を元に、クエリとは何か、なぜ必要なのかを初心者の方にも分かりやすく解説していきます。

実務で活躍するクエリの使い分け

Accessのクエリは、簡単に言えばデータベースに対する質問や指示です。

でも、クエリと一言で言っても、実はその種類はいくつかあり、それぞれ役割が異なります。

ここでは、よく使われる代表的なクエリを4つに分けて、それぞれの特徴と使い道を紹介します。

1.選択クエリ(Select Query)

条件に合ったデータを取り出す

最も基本的なクエリで、テーブルから必要なデータだけを抜き出して表示する機能です。

・顧客リストから「東京都在住」の人だけを抽出

・商品一覧から「在庫が10個以下」の商品だけを表示

2. 更新クエリ(Update Query)

条件に合うデータを「まとめて変更」

更新クエリは、テーブル内のデータを一括で変更したいときに使います。

たとえば、「ある条件を満たすレコードの内容を変更する」ようなケースです。

・営業部の社員の給与を5％アップ

・ステータスが「未処理」の注文を「処理中」に変更

手作業で1件ずつ修正しなくて済むので、非常に効率的です。

3.追加クエリ(Append Query)

他のテーブルからデータを「追加登録」

追加クエリは、他のテーブルにあるデータを、別のテーブルへコピーして追加する時に使います。

・一時テーブルにある新しい顧客データを「顧客テーブル」に追加

・取り込んだExcelデータを本番のデータベースに移す

大量データの取り込みや仕分けにも使える便利な機能です。

4.削除クエリ(Delete Query)

条件に合うデータを「一括削除」

削除クエリは、テーブル内のデータを条件付きでまとめて削除する機能です。

・「1年以上ログインしていないユーザー」を削除

・古い在庫データを整理する

ただし、データが完全に消えてしまうので、使うときは必ずバックアップを取りましょう。

クエリを使うことで、Accessは「便利な業務ツール」に変わる

最初は「難しそう」「なくても大丈夫」と思っていたクエリですが、

実は業務の効率化には欠かせない強力な機能です。

データを抽出・集計したり、大量データを一括で変更・削除したり、

クエリをうまく使えば、「Access＝面倒くさい手入力ツール」から卒業できます。

「フォームやテーブルだけで十分だと思っていた」昔の自分に、

「クエリを覚えると世界が変わるよ」と教えてあげたいくらいです。