Access開発サポート

Accessを使い始めたばかりの方は、
「テーブルはあるけど、画面で一覧表示したい」
「Excelみたいに見やすく表示したい」
と感じることが多いと思います。

この記事では、Access初心者向けに、テーブルのデータをフォームで一覧表示する方法を、画面操作中心でわかりやすく解説します。

フォームで一覧表示するメリット

まず、なぜフォームを使うのでしょうか。

・テーブルを直接開くより 見やすい
・必要な項目だけ表示できる
・後から検索やボタンを追加できる
・実務で使う画面を作れる

特に「帳票フォーム」を使うと、
複数のデータを縦に並べて一覧表示できます。

今回作るもの

・テーブルのデータを一覧で表示するフォーム
・Excelの表のように、同じ項目がずらっと並ぶ画面

手順①：元になるテーブルを用意する

まずは、一覧表示したいテーブルを用意します。
（すでにある場合は、この手順は読み飛ばしてOKです）

例として、以下のようなテーブルがあるとします。

↓デザインビュー

↓データシートビュー

 

フィールド名	内容
請求ID	請求の番号
請求先	取引先名
請求年月	202601 など
請求金額	金額

 

この テーブルの中身を一覧で表示する のがゴールです。

手順②：フォームを新しく作成する

1.Accessを開く

2.上のメニューから ［作成］ をクリック

3.［フォームデザイン］ をクリック

→ 何もない真っ白なフォームが表示されます。

手順③：フォームに表示するデータを設定する

次に、「このフォームでどのテーブルを表示するか」を設定します。

1.フォームを右クリック
2.［プロパティ］ をクリック
3.プロパティシートの ［データ］タブ を開く
4.レコードソース に、一覧表示したいテーブル名を選択

これで
「このフォームは、このテーブルのデータを使います」
という設定ができました。

手順④：一覧表示（帳票フォーム）に変更する

ここが一番大事なポイントです。

1.プロパティシートの ［書式］タブ を開く
2.既定のビュー を
「帳票フォーム」 に変更

これを設定しないと、
1件ずつしか表示されません。

手順⑤：表示したい項目を配置する

次に、一覧に表示したい項目をフォームに置きます。

1.かんたんな方法（初心者おすすめ）
2.上のメニューから ［フォームデザイン］
3.［既存のフィールドの追加］ をクリック
4.フィールド一覧が表示される

表示したいフィールドをフォームにドラッグ

すると、

・ラベル（見出し）
・テキストボックス（データ）

が自動で配置されます。

手順⑥：フォームを表示して確認する

 

1.上のメニューの ［表示］ をクリック

2.［フォームビュー］ に切り替える

 

テーブルのデータが、
縦にずらっと一覧表示されていれば成功です 。

よくある失敗と対処法

一覧にならない

→ 既定のビューが「帳票フォーム」になっていない
→ 書式タブを再確認

データが何も表示されない

→ レコードソースが未設定
→ テーブル名が間違っていないか確認

編集させたくない（見るだけにしたい）

フォームのプロパティで以下を設定します。

・追加を許可：いいえ
・削除を許可：いいえ
・編集を許可：いいえ

これで 閲覧専用の一覧画面 になります。

まとめ

Accessでは、フォームを使うことで
テーブルのデータを見やすく一覧表示できます。

今回のポイントは次の通りです。

・フォームの レコードソース にテーブルを設定する
・既定のビューを「帳票フォーム」 にする
・表示したいフィールドだけを配置する

まずは
「テーブル → 帳票フォームで一覧表示」
ここまでできれば、Accessの基本操作はしっかり身についています。

次のステップとしては、

・一覧フォームに検索ボックスを付ける
・ダブルクリックで詳細画面を開く

などに進むと、実務でも使える画面になります。