レポートの個別印刷設定は便利!設定するときの注意2点

Accessのレポートは、個別でプリンターの印刷設定を記憶させることができます。

例えば、
・一覧表のレポートであれば、白黒の、低解像度で印刷する
・チラシ用のレポートであれば、カラーの、高解像度で印刷する
といった具合に、
各レポートごとに、プリンターの印刷設定を記憶させることができます。

印刷するたびに、プリンターを切り替える手間が省けて便利な機能ですが、
気づかないうちに印刷設定がクリアされたり、変わってしまうことがあるので、
注意が必要です。

以下で、レポートの個別印刷設定の方法と、印刷設定するときの注意点をご紹介します。

レポートの個別印刷設定の方法

ページ設定

プリンターの印刷設定を記憶させるには、
まず、レポートのページ設定画面で、
「ページ」タブを開き、「その他のプリンター」を選択します。
そして「プリンターの設定」ボタンをクリックして、
このレポートを印刷するためのプリンターを選択します。

「その他のプリンター」を指定(選択できるプリンターは、PC環境によって異なります。)

プリンターの印刷設定

続いて、「プロパティ」ボタンをクリックし、印刷設定を行います。

ここで表示される印刷設定の画面は、
使用するプリンターの機種によってレイアウトが異なります。
設定できる内容も、機種によって変わります。

プリンターの印刷設定画面(例:ブラザーのインクジェットプリンター)

印刷設定するときの注意2点

印刷設定が突然クリアされる

ページ設定の画面で、一度記憶させたプリンターを、別の機種に変更すると、
記憶されていた印刷設定がクリアされ、変更後のプリンターの初期設定になります。

具体例としては、
変更前のプリンターで、カラー設定を「白黒」に変更していたのに、
変更後のプリンターでは、初期状態の「カラー」に戻ってしまい、
再度「白黒」に設定し直す必要がある、
といった具合です。

プリンターの機種を変更したタイミングでクリアされるため、
実際には「突然」設定がクリアさせるわけではありません。
しかし、次に印刷設定を開くまで、クリアされたことに気がつかないため、
あたかも、突然、印刷設定がクリアされたように感じられます。

印刷設定がクリアされてしまうと、印刷するプリンターを変更前に戻しても、
元のプリンターの印刷設定は復活しないため、
元のプリンターの設定を再調整することになるので注意してください。

印刷設定が突然変わる

レポートの個別印刷設定は、Accessファイルの中に記憶されます。

そのため、Accessファイルをサーバーに置いて、
複数人のPCで共有している場合、
誰か1人のメンバーが、レポートの個別印刷設定を変更すると、
他のメンバー全員のPCでは、突然、設定が変更されたことになります。

このように、
1つAccessファイルを共有していて、印刷設定を変えるときは、特に注意が必要です。

まとめ

レポートの個別印刷設定を行う方法と、注意点をご紹介しました。

レポートごとに個別印刷設定ができるのは便利ですが、
印刷するプリンターを変更すると印刷設定がクリアされることや、
共有しているAccessファイルの印刷設定を変更すると、
他のメンバーにも影響することに注意してください。

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