効率的なAccessを諦め、代わりにExcelを使うという選択

長年Accessをお使いのお客さまで、

Accessのバージョンアップ、Windowsのアップデート、パソコンの買い替えなどによって

「Accessが動かなくなった!?」という経験をされた方は多いのではないでしょうか。

または、Accessのファイル破損によって

「ファイルが開かなくなり、データを取り出せなくなった!?」

という状況になってしまった方もいらっしゃるかと思います。

今回はそんなAccessを諦め、

代わりにExcelを使って業務を運用することに舵を切った

お客さまのケースをお伝えしたいと思います。

不動産賃貸業のお客さま

いわゆる、町の不動産屋さんです。

創業20年、約200棟の賃貸物件を管理されており、

その賃貸物件情報を創業時からAccessで管理されてきました。

店舗は創業時から変わらず、同じ場所にあり、1店舗のみ

地域の大家さんとしっかりと信頼関係ができており、

地域密着で堅実な不動産屋さんという印象です。

Accessの賃貸物件管理システムとは

2000年の創業当時、

賃貸物件管理システム(Accessで作られたMDBファイル)を

同じ業界の知人から頂いたことを切っ掛けに、Accessを使い始めたそうです。

物件管理システムの内容としては、部屋毎に紐ずく書類を管理するというもの。

1つの部屋に対して、

・マイソク
・賃貸借契約書
・重要事項説明書
・請求書
・〇〇〇書
・◇◇◇書
・・・
・・
などなど

(部屋)対 N(複数の〇〇書)の関係になっており、

入居募集から ~ 契約 ~ 管理 ~ 退居までの

一連の業務フローに必要な書類をAccessで作成していました。

Excelに舵を切った理由

もう・・・「Accessに振り回されたくない!」

Excel = 安定 かつ シンプル

Excelはバージョンアップ、OS、パソコン買い換えなどの影響をほとんど受けません。

そして、Excelであれば誰でも経験があって操作ができる、

トラブル時の問題解決もしやすい・・・

Accessの方が圧倒的に「効率的」ですが、

「効率」よりも「安定」を選択されたのです。

まとめ

今回AccessからExcelへダウングレードされたケースは非常に稀ですが、

業務規模、オペレーション人数、担当者のスキルを考えますと、「あり」だと感じました。

我々は業務を効率化するために「システム化」「流行りの技術」へ意識が向かいがちですが、

「身の丈にあったシステム化に留める」の意識も大事だと思いました。

 

そのExcelですが、お客さま自身でコツコツと時間をかけ作り込みをされました。

(雛形のExcelブックがあり、その雛形をベースに1部屋ずつ)

我々はアドバイスをさせていただきましたが、作業には関わっておりません。

Excelの構成としては

1(部屋) = 1(Excelブック)

1(Excelブック)= N(書類シート)

よって、パソコン内には数百(部屋分)のExcelブックが存在します。

 

補足になりますが、

Excelに移行しやすかった(できた)のは・・・

Accessの使い方がシンプルで書類管理(レポート)に特化していたからだと思います。

もし、盛りだくさんの機能をAccessに追加していたら

どうなっていたか・・・

非常に勉強になる経験をさせていただきました。

Access開発サポートがわかる、
3つのコンテンツ