経理担当が辞めることになってAccess・Excelで業務効率化が始まった

2015年のことです。

初期メンバーで10年以上も勤めていた「経理」兼「総務」の責任者が

故郷に帰らなければならず会社を辞めることになりました・・・

そこで、会社は2つ選択肢を迫られました。

1.代わりのポジション人材を雇う

2.経理・総務業務をアウトソーシングする

アウトソーシングに舵をきった

代わりのポジション人材を雇わず、アウトソーシングに舵をきりました。

「既存の事務員 と アウトソーシング」

アウトソーシングが難しい部分は「既存の事務員」が引き継ぎ、

それ以外は「税理士」と「社労士」にアウトソーシングする。

具体的な一例としては、

まず長年社内で使ったきた勘定奉行・給与奉行を捨てました。

・「社内で会計データ入力を行わない」

・「社内で給与計算を行わない」

アウトソーシングするために必要なデータ

税理士・社労士にアウトソーシングするために、

処理してもらいたい情報(データ)を渡さなければなりません。

我々は税理士・社労士をヒアリングを行い、

税理士が必要データ、社労士が必要なデータを明確にしていきました。

そして、ExcelでCSVデータを出力するツールを複数作りました。

※CSV形式は、税理士・社労士側のソフトで取り込むためです。

1.既存の事務員はCSVデータを作る

2.CSVデータを税理士・社労士に渡す

3.税理士・社労士から処理された情報が戻ってくる

現状、上記のルーチンで毎月業務が回っています。

銀行決済がアウトソーシングできないし、社内でも引き継げない

弊社では外注費の支払いが毎月30~40件ほどあります。

しかも、支払う額が毎月変わります。

こちらの業務は、「経理」兼「総務」の責任者が

支払いの計算・確認から振込まで一貫して一人で行ってきました。

(かなり属人的になっていた業務です)

 

”既存の事務員に銀行決済までの権限は与えられない”

上記問題にぶつかり、全銀メーカーというAccessで作ったアプリが生まれました。

世の中に丁度よいソフトが無かったので、オリジナルで作ってしまった感じです。

1.支払いの計算・確認を行う(事務員)

2.支払いデータを全銀メーカーに入力する(事務員)

3.全銀メーカーから全銀データを出力する(事務員)

4.全銀データを銀行のWebシステムにアップロードする(事務員)

5.Webシステムにアップロードされたデータを決済する(役員

まとめ

長年勤めた「経理」兼「総務」の責任者が辞めることで、

間接部門に非常に負荷がかかったのは事実です。

しかし、アウトソーシングに舵をきったお陰で

属人的になり隠れていた業務が浮き上がってきました。

そして、その属人化していた業務を社内で共有でき、

ツールを作ることによってシンプルかつ効率的になったと思います。

まさしく、「業務効率化」といいますか。

もし代わりのポジション人材を雇っていたら、

今でも属人化している業務がいっぱいあるでしょうね・・・

 

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